ROTARY LEGAL
SUMÁRIO
1. Introdução
2. Rotary Legal com o Rotary International
3. Rotary Legal com a ADR - Associação Distrital de Rotary
4. Rotary Legal com a Secretaria da Receita Federal do Brasil
5. Rotary Legal com a Prefeitura Municipal
6. Rotary Legal com as Obrigações
6.2 Fiscais Tributárias
6.3 Outras Obrigações / com Associados
7. Considerações finais
8. Multas Aplicáveis
9. Sites úteis
1. Introdução
As ações voltadas a servir às comunidades, praticadas pelos Rotary Clubs, se consolidaram ao longo das últimas décadas no Brasil.
Da mesma forma especializaram-se os governos - federal, estadual e municipal - em criar procedimentos de controles sobre as instituições e organizações empresarias, associativas, ONGS, de terceiro setor, etc., cujos controles obrigam-nas a uma infinidade de informações aos poderes públicos estabelecidos.
Leis diversas criaram obrigações para essas entidades, onde se enquadram os Rotary Clubs e as Casas da Amizade, estabelecendo inclusive multas e outras penalidades para com seus descumprimentos.
Não pretendo esgotar o tema e muito menos "ensinar" aos Companheiros e Companheiras, até porque alguns pontos aqui citados constam dos treinamentos em PETSs e Assembléias Distritais. O objetivo é "orientá-los" para evitarmos problemas para os clubes, que não devem ser punidos por incorreções e/ou omissões, mesmo que involuntárias.
Afinal, ser rotariano é ser responsável e, também, cumpridor dos seus deveres perante o seu país, respeitando suas Leis, como preceitua o Rotary Intenational em seu código normativo 2.070 do Rotary.
Espero que este manual atinja o objetivo para o qual foi elaborado e solicito aos Companheiros e Companheiras sugestões, pois a busca da melhoria contínua é a chave do sucesso e progresso de um empreendimento.
Lembro que tudo aqui também se aplica às Casas da Amizade.
2. Rotary Legal com o Rotary Intenational
Um Rotary Club, para existir perante o RI, deve ser constituído conforme preceitua o Manual de Procedimentos, onde constam os trâmites necessários para tal.
A partir dessa existência, reconhecida pelo RI através de certificado, o RC precisa ter o seu Estatuto registrado em cartório de sua cidade e o seu Regimento Interno.
Recentemente em nosso país foi editado novo Código Civil Brasileiro - Lei 10.406/2002 - em vigor desde janeiro de 2003. Dessa forma, os Estatutos dos Rotary Clubs e seus Regimentos Internos devem ser adaptados a essa nova legislação.
Além de adaptar o Estatuto e o Regimento Interno do RC à Lei 10.406/2002, estes devem ser atualizados e adaptados ao PLC - Plano de Liderança de Clubes, cujos modelos se encontram disponíveis nos "sites" de Rotary Intenational e do Escritório Rotary no Brasil, os quais indicamos a seguir:
Rotary Intenational - www.rotary.org
Escritório Rotary no Brasil – www.rotary.org.br
Abaixo elencamos outras obrigações que o RC tem com o Rotary International, para manter sua regularidade, quais sejam:
a) Semestralmente, em janeiro e julho de cada ano, pagar a per capita de RI, cujos valores serão calculados pelo Tesoureiro do clube, de acordo com relatório enviado pelo RI;
b) Comunicar ao RI a admissão ou desligamento de associado, a cada evento ocorrido.
3. Rotary Legal com a ADR - Associação Distrital de Rotary
Nosso Distrito têm uma associação que reúne todos os RCs do Distrito. Denomina-se ADR - Associação Distrital de Rotary Distrito 4600 de Rotary International.
A entidade tem por objetivo precípuo, "... l) proporcionar apoio técnico-administrativo às atribuições e atividades da Governadoria do Distrito 4600; 2) administrar os fundos decorrentes de contribuições enviadas pêlos Rotary Clubs do Distrito 4600, em forma de cotas per capita relativas aos associados existentes
É através da ADR que a Governadoria administra o Fundo Distrital, arrecadado junto aos RCs, para custeio das despesas do Governador, no ano de sua gestão.
Os Rotary Clubs têm as seguintes obrigações com a ADR:
a) a cada evento ocorrido, comunicar à ADR a admissão ou desligamento de associado.
Obs.: associado honorário não é comunicado a ADR
b) pagar a per capita a ADR, conforme estabelecido
4.- Rotary Club Legal com a Receita Federal do Brasil
Por força de Lei, o Rotary Club como entidade associativa sem fins lucrativos, deverá ter registro no cadastro nacional de pessoas jurídicas do Ministério da Fazenda, o famoso CNPJ.
Conforme dito no capítulo l, o Rotary Club terá seu Estatuto registrado em cartório, na cidade em que está sediado.
Após esse registro, será a Entidade cadastrada no CNPJ-MF caracterizando sua "personalidade jurídica".
Para tal registro, os seguintes documentos serão necessários:
a) Cópia do Estatuto registrado em cartório, autenticada;
b) Cópia da Ata que elegeu a Conselho Diretor, registrada em cartório, autenticada;
c) Preenchimento da FCPJ/QSA no programa CNPJ da Secretaria da Receita Federal do Brasil;
d) Transmissão da FCPJ/QSA no site da RFB;
e) Emissão do DBE - Documento Básico de Entrada, no site da RFB;
f) Envio para a RFB do DBE devidamente assinado pelo Presidente, com firma reconhecida, através dos Correios ou na Delegacia da Receita Federal da Jurisdição.
Os procedimentos acima - de b) a f) - serão necessários quando da fundação do Rotary Club e, também, a cada ano rotário, por ocasião da eleição do novo Conselho Diretor do Rotary Club.
Ou seja, a posse do novo Conselho Diretor será registrada em Ata específica, em que constará a qualificação do Presidente, do Secretário e do Tesoureiro (nome, estado civil, profissão, Carteira de Identidade, CPF e endereço completo, incluindo o CEP); será registrada
Sugerimos que os atos acima sejam praticados por um Contador, ou Técnico em Contabilidade, que são profissionais habituados às burocracias próprias da RFB.
Outro assim, lembramos novamente aos Companheiros e Companheiras que a regularidade da inscrição na RFB, do CNPJ-MF, é exigida pelas instituições financeiras para manutenção de conta-corrente bancária.
5. Rotary Legal com a Prefeitura Municipal
Aqui cabe uma oportuna observação: como regra geral, uma entidade com personalidade jurídica deve ter inscrição municipal que lhe assegure um alvará de funcionamento.
Entretanto, cada município legisla de forma peculiar, conforme suas culturas, necessidades e políticas próprias.
Aqui abordamos o mais comum, ou seja, o que em geral ocorrem nos diversos municípios de nosso Distrito.
Portanto, sugerimos que cada Presidente se oriente com um Contador, ou Técnico em Contabilidade, do procedimento legal em seu município, ou o mais adequado para o seu caso.
Como regra geral, temos os seguintes procedimentos:
à Para Rotary Club que não tem sede própria, não há exigência de alvará.
à Para Rotary Club que tem sede própria exige-se o Alvará de Funcionamento, com os seguintes procedimentos:
Preenchimento de formulário próprio para solicitação de Inscrição e de Alvará de Funcionamento;
a) Juntada de cópias do Estatuo e da Ata de Eleição do Conselho Diretor;
b) Juntada de cópia do CNPJ-MF;
c) Juntada de Certificação do CBMERJ (Corpo de Bombeiros) de aprovação do local da sede – formulário próprio com taxa própria;
d) Pagamento de taxas para inscrição e para alvará (alguns municípios cobram taxa anual de renovação e/ou de fiscalização).
Os Rotary Clubs podem obter certificação de Utilidade Pública Municipal; é interessante para o RC consegui-lo, principalmente para os que possuem sede, pois assim obtém isenção de pagamento de Taxas de Alvará e de IPTU, pelo menos da parte do imposto predial.
Como dissemos anteriormente, algumas dessas exigências e procedimentos se modificam de município para município.
Insistimos, dessa forma, que o Presidente consulte um Contador, ou Técnico em Contabilidade, que lhe orientará da maneira mais apropriada.
Queremos lembrar, também, que, mesmo não sendo necessária a Inscrição, por vezes é de extrema utilidade possuí-la, até para obter reconhecimento de Utilidade Pública Municipal, para o Rotary Club de sua cidade.
6. Rotary Legal com as Obrigações
6.1 Trabalhistas e Previdenciárias
A complexidade de nossas legislações Trabalhista e Previdenciária, muitas das vezes nos traz sérios aborrecimentos na administração de nossas empresas e nossos negócios. Entretanto, para minimizá-los, ou eliminá-los dentro do possível, nos cercamos de todos os cuidados necessários contratando profissionais com o perfil adequado para cuidarem desse departamento, e, também, advogados especializados nesta seara, que nos proporcionam uma certa tranquilidade, até a hora de nos depararmos com uma fiscalização e/ou reclamação trabalhista, judiciária.
Mesmo com todos os cuidados citados, dificilmente escaparemos de um AI - Auto de Infração.
Pois bem, e o nosso Rotary Club, como está?
Decerto diremos que está tudo bem!
Mas vejamos se está mesmo.
6. 1.a. Rotary Club sem empregados:
à RAIS - Relação Anual de Informações Sociais: negativa/sem movimento (em geral o prazo é de fevereiro a março), preenchida e entregue pelo site da CEF;
à GFIP / SEFIP sem movimento: janeiro de cada ano;
6. l.b. Rotary Club sem empregados, com pagamentos a prestadores de serviços, pessoas físicas:
à RAIS - Relação Anual de Informações Sociais: negativa/sem movimento (em geral o prazo é de fevereiro a março), preenchida e entregue pelo site da CEF;
à GFIP / SEFIP com movimento: informar para o mês em que há pagamentos a autônomos;
à GPS - Guia de Previdência Social: recolher com o desconto do prestador de serviços, mais a contribuição da Entidade;
à DARF / Irfon - recolher o Imposto de Renda Retido na Fonte, de valores retidos de pagamentos efetuados a prestadores de serviços, mensalmente ou quando houver;
à DIRF - Declaração de Imposto Retido na Fonte: anual em fevereiro, com informações de pagamentos efetuados a prestadores de serviços, de valores acima de R$ 6.000,00 no ano, e com Imposto de Renda Retido na Fonte, independente de qualquer valor pago no ano;
à Comunicação de Rendimentos: anual, em janeiro, para ser entregue ao prestador de serviços, remunerado no ano-base anterior.
Obs.: a) registrar em planilha pagamentos ao prestador de serviços, inclusive, seus dados
pessoais (inscrição no INSS, PIS e CPF-MF);
b) se o seu Rotary se enquadra neste tópico, consulte advogado trabalhista para a
possibilidade de vínculo empregatício.
6. l.c. Rotary com empregados:
Temos uma extensa lista de obrigações, a começar com os documentos exigidos do empregado que temos que ter em arquivo para apresentação à fiscalização, caso ocorra:
à Manutenção de Empregado:
- Segurança e Medicina do Trabalho
- LTCAT – Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho
- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
- PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
- PCA – Programa de Conservação Auditiva
- ASO – Atestado de Saúde Ocupacional
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- Ficha de Registro de Empregado – atualizada
- Livro de Inspeção do Trabalho
- Quadro de Horário de Trabalho
- Carteira de Trabalho
- Comunicação do MTB / CAGED (na admissão e na demissão)
- Inscrição no PIS
- Carteira de Identidade
- CPF-MF
- Certificado de Reservista (se homem)
- Carteira de Habilitação - motorista
- Diploma de Grau de Instrução
- Certidão de Casamento
- Certidão de Nascimento dos Filhos
- Comprovante de Residência
- Recibo de Pagamento de Salários
- Recibo de Pagamento de Férias
- Recibo de Pagamento de Décimo Terceiro Salário
- Recibo de Aquisição de Vale-Transporte;
à RAIS - Relação Anual de Informações Sociais: com movimento (em geral o prazo é de fevereiro a março), preenchida e entregue pelo site da CEF;
à GFIP / SEFIP com movimento: mensal;
à GPS — Guia de Previdência Social: mensal, com o desconto do empregado, mais a contribuição da Entidade;
à DARF / Irfon - recolher o Imposto de Renda Retido na Fonte, de valores retidos de pagamentos efetuados a empregados, mensalmente ou quando houver;
à DARF / PIS - recolher o equivalente a l % do valor pago a título de salários aos empregados, mensalmente;
à DACON - Declaração de Apuração de Contribuições Sociais: semestral (em outubro e abril);
à DCTF - Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais: semestral (em outubro e abril);
à DIRF - Declaração de Imposto Retido na Fonte: anual em fevereiro, com informações de pagamentos efetuados a empregados, de valores acima de R$ 6.000,00 no ano, e com Imposto de Renda Retido na Fonte, independente de qualquer valor pago no ano;
à Comunicação de Rendimentos: anual, em janeiro, para ser entregue aos empregados, remunerados no ano-base anterior.
6.l.d. Rotary com empregados e prestadores de serviços
As obrigações dos itens 5.l.b e 5.l.c.
Obs.: os programas geradores da GFIP/SEFIP são "importados" do sistema da CEF, no site da CEF ou da Previdência Social.
6.2. Fiscais Tributárias
Este tópico abrange somente as obrigações com a RFB, pois, como dito anteriormente, as obrigações municipais são peculiares a cada prefeitura, cabendo, dessa forma, uma consulta a um Contador, ou Técnico em Contabilidade, das obrigações locais.
Obrigações com a RFB - Receita Federal do Brasil:
à DIPJ - Declaração de Informações Econômico-Fiscal de Pessoas Jurídicas: anual, em geral em maio (nos últimos anos tem sido em junho - fiquem atentos);
à DACON / Semestral - em outubro e abril (mesmo para os Rotary Clubs sem movimento);
à DCTF / Semestral - em outubro e abril (mesmo para os Rotary Clubs sem movimento);
à DIRF / Anual - em fevereiro, para os Rotary Clubs que pagaram a prestadores de serviços - pessoas físicas – ou empregados, valores superiores a R$ 6.000,00 no ano anterior, ou qualquer valor que tenha tido retenção de imposto de renda na fonte, inclusive pagamentos efetuados a prestadores de serviços - pessoas jurídicas - de qualquer valor, que tenham tido retenção de imposto de renda na fonte.
Obs.: os Rotary Clubs gozam de imunidade tributária constitucional; entretanto isso não os desobrigam de cumprimento de obrigações acessórias, tais como as exigidas pela RFB.
6.3. Outras Obrigações / com associados
Com os associados as obrigações são simples, mas não menos importantes :
à Prestação de contas mensais, com balancetes devidamente aprovados pelo Conselho Fiscal, onde as contas demonstram, com transparência, as origens e o destino das aplicações dos recursos, conforme previsão estatutária.
à Carteira de Associado - renovada anualmente, por ocasião de troca de Conselho Diretor, onde constará o nome do associado e seu cadastro junto ao RI.
7. Considerações finais
O cumprimento das diversas obrigações aqui elencadas, por parte do Rotary Club, é uma tarefa da mais alta responsabilidade.
Cada rotariano é responsável por uma administração séria e dedicada ao cumprimento da legislação de seu país.
Compete a cada um de nós zelarmos pelo cumprimento destas obrigações, compartilhando com a administração, nos colocando à disposição para sanarmos quaisquer irregularidades que sejam, pois com certeza, se surgiram, não foram de forma voluntária.
A falta do cumprimento destas implicarão aborrecimentos, tais como o cancelamento de CNPJ, encerramento de contas bancárias e, muitas das vezes, perdas financeiras para os Rotary Clubs, com multas, com indenizações, com perda de aprovação de parcerias em projetos, pois, afinal, nenhuma instituição aprovará parceria com um Rotary Club se este não estiver regular com suas obrigações.
Fica aqui a sugestão aos administradores dos Rotary Clubs, que, ao final de suas gestões, providenciem certidões junto ao INSS (CND), à CEF (FGTS / CRF), à RFB (CNTF) e aos Cartórios de Protesto de sua cidade, para comprovação da regularidade de seu clube.
Companheiras e Companheiros, vamos cuidar de nossos Rotary Clubs como cuidamos de nossas empresas e de nossas vidas, pois afinal só teremos a ganhar e as comunidades lucrarão mais, e cada vez mais, com a nossa existência.
7.1 - As entidades consideradas isentas pela finalidade ou objeto deverão atender aos seguintes requisitos:
a) não remunerar por qualquer forma seus dirigentes pelos serviços prestados;
b) aplicar integralmente seus recursos na manutenção e desenvolvimento dos objetivos sociais;
c) manter escrituração completa de suas receitas e despesas em livros revestidos das formalidades que assegurem a respectiva exatidão;
d) conservar em boa ordem, pelo prazo de cinco anos, contados da data da emissão, os documentos que comprovem a origem de suas receitas e a efetivação de suas despesas, bem
assim a realização de quaisquer outros atos ou operações que venham a modificar sua situação patrimonial;
e) apresentar, anualmente, Declaração de Informações Econômico‐Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), em conformidade com o disposto em ato da Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Normativo: Lei nº 9.532, de 1997, art. 15, § 3º .
8 - Multas Aplicáveis para a falta de apresentação:
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
à de R$
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais
à R$ 425,64 + R$ 53,20 por bimestre
DCTF - Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais
à R$ 500,00
DACON - Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais
à R$ 500,00
DIRF - Declaração do Imposto Retido na Fonte
à R$ 500,00
DIPJ - Declaração de Informações Econômico-Fiscais da PJ
à R$ 500,00
FGTS / GFIP / SEFIP
à A mora e a multa variam de acordo com o que deixou de ser informado
INSS/GPS
à Idem o acima
9 - Sites Úteis
